Bedrijfsvoering en financiën

De netto uitgaven binnen dit programma bedragen € 85 miljoen en zijn vrijwel allemaal minder dan 50% beïnvloedbaar.

bedragen x € 1 miljoen

Directie en strategie

Met dit geld betalen we de concerndirectie en het strategenteam. Uit benchmark onderzoek blijkt dat wij een relatief kleine directie hebben (4 concerndirecteuren inclusief gemeentesecretaris). Gemiddeld hebben grote gemeenten 3 tot 6 concerndirecteuren. De concerndirectie is de belangrijkste verbinding tussen het college en de organisatie. Daarnaast hebben we een strategenteam dat voor de gehele organisatie inzetbaar is.

Financiën en control

Het voeren van een administratie, het betalen van facturen en het maken van een jaarrekening en een begroting is wettelijk verplicht. Zicht houden op onze financiën is ook essentieel om financieel in control te blijven.
Naast deze wettelijke taken is er de adviesfunctie. Dit is geen wettelijke taak, maar helpt bij het in control komen of blijven van de gemeente maar ook bij de bestuurlijke- en ambtelijke sturing/ verantwoording. De meeste keuzeruimte is het beperken van de financiële adviesfunctie, deels, te vervallen. De organisatie en bestuur kan dit merken in de financiële advisering. Bijvoorbeeld bij projecten, college-en raadsvoorstellen en financiële (beleids-)stukken.

Inkoop en aanbesteding

Deze activiteit is 25-50% beïnvloedbaar. Er zijn regels over hoe we moeten inkopen en aanbesteden. Als we hier minder aandacht aan besteden, moeten de beleidsambtenaren zelf meer doen en beter op juridische aspecten letten. Dit leidt mogelijk tot juridische risico’s. We kunnen bijvoorbeeld meer bezwaarschriften, Woo-verzoeken en schadeclaims krijgen als we de aanbestedingsregels niet goed uitvoeren.

Juridische zaken

Dit betreft algemene juridische zaken en de afhandeling van bezwaar en beroep. Deze activiteit is beperkt beïnvloedbaar. Wij zijn door wet- en regelgeving verplicht juridisch advies te geven. Bijvoorbeeld bij aanbestedingsprocedures en, bezwaar- en beroepsprocedures en de inkoop van zorg.

Stadsarchief

Het grootste deel van dit budget geven wij uit aan wettelijke taken om het archief op orde te houden. Het deel dat wij uitgeven aan bijvoorbeeld tentoonstellingen van het archief is wel beïnvloedbaar. Dit is minder dan 5% van het budget.

Subsidiebureau

Deze activiteit is maar beperkt beïnvloedbaar. De gemeente moet subsidieverzoeken behandelen. Alleen als de gemeenteraad besluit dat er minder subsidieregelingen komen of dat we minder subsidies geven, zou dit kunnen worden beperkt. We mogen aannemen dat er dan ook minder subsidies worden aangevraagd.

Personeelszaken

Een aantal taken zijn wettelijk verplicht. Hierbij kan je denken aan de salarisadministratie en een bedrijfsarts. De taken rondom werving en selectie en de Almere Academie zijn niet wettelijk verplicht en daarmee 25% tot 50% beïnvloedbaar.

ICT

Een goed ingerichte ICT-voorziening is noodzakelijk voor het functioneren van de gemeente. Binnen het programma Overhead en Bedrijfsvoering is circa € 18 miljoen bestemd voor contracten, licenties, ICT-projecten en infrastructuur. Deze uitgaven zijn grotendeels vastliggend en nauwelijks beïnvloedbaar zonder dat dit directe gevolgen heeft voor processen, dienstverlening en beveiliging. De personeelskosten bedragen € 15 miljoen en worden volledig ingezet voor beheer, security, servicedeskondersteuning, document en informatiebeheer, strategisch informatiemanagement en IV/IT architectuur. De inzet van deze onderdelen ondersteunt direct de continuïteit van werkprocessen en de kwaliteit van dienstverlening. Hierdoor is de beïnvloedbare ruimte zeer beperkt. Uit benchmarkgegevens blijkt bovendien dat onze ICT kosten lager liggen dan bij vergelijkbare gemeenten, terwijl de gemeente circa 60% meer applicaties ondersteunt en relatief minder investeert. Wellicht dat er in de adviesfuncties nog enige ruimte zit (1-25%).

Overhead primair proces

Dit zijn de leidinggevenden en de ondersteuning van de leidinggevenden bij de vak-afdelingen. De kosten kunnen beperkt worden beïnvloed door de ‘span of control’ van leidinggevenden groter te maken. Dat betekent dat het aantal mensen waaraan de manager moet leidinggeven groter wordt. Dit gaat dan wel ten koste van de aandacht die een leidinggevende aan de medewerkers kan geven. Het zal de werkdruk groter maken, wat kan leiden tot een hoger ziekteverzuim. Overigens worden er momenteel maatregelen genomen om de leidinggevendenstructuur te vereenvoudigen.

Vastgoed en facilitaire zaken

Dit bestaat uit de kosten van het stadhuis, de facilitaire zaken, en de registratie en het beheer van ons vastgoed. Hierop is maar zeer beperkte keuzeruimte. Het stadhuis dateert uit 1981 en 2001 (A en D vleugel) en is bijna afgeschreven. Bij facilitaire zaken is wellicht verdere versobering mogelijk, bijvoorbeeld door de openingstijden aan te passen. Bij de recente bezuinigingen is hier al flink op bespaard. De marges zijn smal. De registratie en beheer van ons vastgoed biedt ook weinig keuzeruimte. De personeelskosten zijn beperkt beïnvloedbaar omdat de taken grotendeels wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor het bijhouden van de geografische gegevens. Om het systeem operationeel te houden moeten er licentiekosten worden betaald. Inspecties zijn noodzakelijk om de wettelijk voorgeschreven keuringen uit te voeren en het noodzakelijk groot onderhoud.